Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga od właścicieli prowadzenia archiwizacji dokumentów. Jest to nieodłączny element poprawnie działającego przedsiębiorstwa. Poniższy artykuł informuje o sposobie przechowywania dokumentów. Jakie są zasady dotyczące przechowywania archiwizowania wszelkich dokumentów firmowych?

Jakie są zasady przechowywania dokumentów firmowych?

Przechowywanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa jest niestety bardzo skomplikowaną procedurą. Poszczególne przepisy odgórnie ustalają okres archiwizacji dokumentów. Informują również o sposobie gromadzenia danych.

Przechowywana dokumentacja powinna być podzielona na odpowiednie grupy oraz według dokumentu lub tematu. Segregatory muszą zachować porządek chronologiczny. Muszą być podzielone według kategorii, oraz opisane w precyzyjny sposób, aby w łatwy sposób móc odszukać konkretnych informacji. Teczki z dokumentami należy trzymać w bezpiecznym miejscu, gdzie dostęp mają tylko osoby uprawnione.

W jaki sposób należy archiwizować dokumenty elektroniczne?

Przechowywanie dokumentacji elektronicznej musi być niezwykle prosty oraz bardzo dobrze zorganizowany. Sposób archiwizacji dokumentów elektronicznych wymaga zapisania kopii zapasowych. Przepisy ustawy jasno wskazują na pełną odpowiedzialność przedsiębiorstwa za ochronę dokumentów. Warto przekazać archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej firmie zewnętrznej. Specjalistyczne jednostki zapewniają profesjonalną ochronę danych oraz sprawne ich zarządzanie.

Jakie są główne zasady dotyczące archiwizacji dokumentów księgowych?

Archiwizacja dokumentów księgowych jest ustalana przez ustawę o rachunkowości. Muszą one być przechowywane w oryginalnej postaci. Podstawowym miejscem archiwizacji jest siedziba firmy, do której należą dokumenty lub jej oddział. Prawidłowo zabezpieczona dokumentacja musi być przechowywana przez co najmniej pięć lat od momentu zakończenia roku obrotowego. 

Główne zasady dotyczące archiwizacji dokumentów księgowych ustalane są przez ustawę o rachunkowości. Wszelkie dokumenty, a przede wszystkim księgi rachunkowe, jak i sprawozdania finansowe muszą być przechowane w oryginalnej postaci. Podstawowym miejscem archiwizacji jest siedziba firmy, do której należą dokumenty lub jej oddział. Prawidłowo zabezpieczona dokumentacja musi być przechowywana przez co najmniej pięć lat od momentu zakończenia roku obrotowego. 

Dokumenty księgowe powinny być przechowywane w postaci elektronicznej. Wówczas podstawowym obowiązkiem firmy, jest zabezpieczenie ochrony danych. W postaci elektronicznej możemy przechowywać księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne, wyciągi z banku, deklaracje podatkowe, polecenia księgowe, czy też sprawozdania finansowe.

Jak należy archiwizować dokumenty pracownicze?

Dokumenty pracownicze przedsiębiorstwo powinno archiwizować w sposób bezpieczny, kompletny oraz zachowywać jej integralność i poufność. Zawierają one umowę o pracę, listę płac, kartę ewidencji czasu pracy, kartę, na której zamieszczona jest ewidencja przydziału odzieży ochronnej oraz inne akta osobowe.

Dokumenty pracownicze prowadzone zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej traktowane są w taki sam sposób. Zgodnie z kodeksem pracy dokumenty pracownicze, należy przechowywać przez okres 10 lat. Począwszy od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik rozwiązał z pracodawcą umowę o pracę.

W jaki sposób archiwizować dokumenty w firmie?

Archiwizacja dokumentów odbywa się w prawie każdej firmie. Nie ma kompletnie znaczenia czy jest to duża korporacja, czy małe przedsiębiorstwo.  Dokumenty w firmie należy przechowywać w pudłach archiwizacyjnych, które są wykonane z wytrzymałego, bezkwasowego tworzywa. Taki sposób trzymania dokumentów zapewni firmie ich długoletnie przechowywanie bez śladu blaknięcia papieru.

Warto również zaopatrzyć się w segregatory z odpowiednim mechanizmem dźwigowym. Dzięki takiej formie archiwizowania dokumentów jesteśmy w stanie pomieścić bardzo dużą ilość dokumentów firmowych. Równie ważne są koszulki krystaliczne. Pozwalają nam w łatwy sposób kserować dokumenty bez ich wyciągania z koszulki.

Jakie są niezbędne artykuły biurowe potrzebne w procesie archiwizacji?

Dostawcy artykułów biurowych nieustannie pracują nad przedmiotami w swojej ofercie. Nieustanny wysiłek włożony w poprawę jakości produktów sprawia, że firmy są w stanie zadowolić nawet najbardziej wymaganych klientów. Dystrybutorzy mają rozbudowaną ofertę produktów, do archiwizacji dokumentów firmowych.

Do najważniejszych należą pudła archiwizacyjne, segregatory, przekładki oraz koszulki na różne dokumenty. Dzięki odpowiedniej jakości artykułów biurowych przedsiębiorstwo, w którym przechowywane są dokumenty, ma gwarancję wysokiej jakości pracy, a także oszczędności czasu.